Les avantages de la GED pour votre entreprise

Toute entreprise ou organisation, peu importe le secteur d’activité sur lequel elle évolue, engendre un volume conséquent de documents administratifs, financiers, commerciaux et autres, inhérents à son fonctionnement quotidien, mensuel ou annuel. Il peut s’agir de bons de commandes, de bons de livraisons, de factures ou encore de fiches de paie. La création, le traitement, le stockage et la recherche de ces documents peut s’avérer être un vrai casse-tête pour votre entreprise et devenir au quotidien extrêmement chronophage si vous n’êtes pas suffisamment structurée pour faire face à une tel afflux d’informations sensibles.

C’est pourquoi nous souhaitons aujourd’hui vous présenter la GED ou gestion électronique des documents. Cette solution logicielle vous procurera de nombreux avantages notamment dans la gestion et la conservation de vos documents d’entreprise mais aussi de façon plus globale sur l’efficacité de votre organisation.

Comprendre la GED

La GED est un système informatisé mis en place au sein d’une société qui a pour but de simplifier la création, la gestion et l’archivage des documents d’entreprise. Chez Numefy nous avons créé des outils pour numériser, consulter et archiver tout document, entrant, sortant, ou circulant au sein de votre entreprise.  

De la sorte, vous pourrez consulter rapidement et à tout moment le document de votre choix. Cette consultation est également possible pour vos collaborateurs si vous leur donnez les droits d’accès à la GED Numefy. La Gestion Électronique des Documents proposée par Numefy est aussi un excellent instrument pour permettre un suivi et un traçage documentaire optimisé.

Le logiciel de GED de Numefy

Les documents d’entreprise sont accessibles en tout lieu, depuis n’importe quel support (ordinateur, smartphone, tablette, pc portable…) et par l’ensemble des employés ayant les autorisations d’accès 24h / 24h. Ces derniers pourront les traiter et les valider de manière dématérialisée. Toute information importante ou jugée nécessaire au bon fonctionnement de votre entreprise est centralisée et sécurisée au sein de la solution Numefy. Plus de risques d’attaques numériques ou de dégâts naturels pour vos documents stratégiques.

Pour le classement et l’archivage en différentes versions de vos documents d’entreprise rien de mieux que la solution Numefy ! La GED PME Numefy est une solution collaborative vous permettant de partager tout document, quel que soit son format (les documents en version papier étant numérisés) avec d’autres utilisateurs ayant accès à la solution. De plus, vous pouvez laisser des commentaires sur n’importe quel document renseigné au sein de la GED et répondre aux questions ou remarques indiquées sur certaines d’entre eux.

La solution GED de Numefy est un excellent outil de recherches documentaires. En quelques secondes seulement il permet de retrouver un document archivé et mis à jour. Vous pouvez organiser et personnaliser votre GED comme bon vous semble : paramétrez différentes rubriques, organisez vos documents sous forme d’arbre, associez certains documents à d’autres modules Numefy : contacts, clients, prospects, utilisateurs, projets etc.

Enfin, si vous ne désirez pas conserver vos documents d’entreprise sur Numefy cela n’est pas un problème. Notre solution logicielle peut s’interfacer avec des solutions tierces comme Dropbox, Google Drive ou encore Microsoft Sharepoint.

Les avantages de la GED pour une entreprise

La GED Numefy procure de nombreux avantages pour les entreprises qui utilisent cette solution intégrée. Comme mentionnée ci-dessus, la GED permet un archivage centralisé de l’ensemble de vos documents d’entreprise, réduisant de fait vos espaces de stockage.

Dans son application quotidienne, la GED permet de gagner un temps important. En effet, l’automatisation totale ou partielle du stockage de vos différents fichiers dans une armoire électronique simplifie grandement toute recherche pour un document. Quelques secondes sont alors nécessaires pour traiter et / ou répondre à une demande contre de longues minutes au préalable !

Enfin, en plus de vous faire gagner un temps précieux, cette solution logicielle vous permet de respecter la période légale de conservation de certains documents d’entreprise.  

Si vous êtes intéressés par la solution GED Numefy, un logiciel gestion événementiel ou un logiciel CRM pour votre entreprise n’hésitez pas à prendre contact directement avec nos collaborateurs.